Buro Inter-aXie begeleidt proces Vitale Verenigingen Herpen
De Rabobank zet zich samen met NOC*NSF, LKCA en de aangesloten sportbonden in verenigingen te ondersteunen bij door verenigingen ingediende hulpvragen via het traject RaboClubSupport. In de kern Herpen bij Ravenstein (gemeente Oss) hebben de samenwerkende verenigingen RKVV Herpinia, Tennisvereniging VIP en Outdoorvereniging Dunes Games onder naam ‘Vitale Verenigingen Herpen’ in het kader van RaboClubSupport verzocht om procesbegeleiding.
De drie verenigingen hebben begeleiding gevraagd bij het onderzoek naar de ingediende ondersteunignsvraag: ‘Wat is/zijn de beste verenigings-/stichtingsvorm(en) voor de Vitale Vereniging in Herpen, uitnodigend/stabiel/evenwichtig voor al haar (toekomstige) partners?’. De drie samenwerkende verenigingen hebben in een eerdere fase intensief samengewerkt, onder begeleiding van het Sport Expertise Centrum uit Oss, om samen met de gemeente het gesprek aan te gaan over gezamenlijke huisvesting op Sportpark Wilgendaal in Herpen, de thuishaven van RKVV Herpinia. Nu is de volgende fase aangebroken. Ad Maassen van Buro Inter-aXie is als procesbegeleider aangesteld bij het onderzoek naar de meest geschikte Stichtingsvorm voor de samenwerkende verenigingen die samen op het sportpark worden gehuisvest.
We zijn gestart met het samenstellen van een Werkgroep RaboClubSupport (RCS) waarin de drie verenigingen zijn vertegenwoordig, er ‘linking pins’ zijn naar bestaande project- en overleggroepen, en waarin een afgevaardigde van de Dorpsraad Herpen is opgenomen (vanwege de impact van dit proces op verenigingen en de dorpsgemeenschap).
Tijdens de 1e bijeenkomst heeft de Rabobank gezorgd voor support in de zin van een heerlijke taart.
Vervolgens zijn er afspraken gemaakt over communicatie omdat betrokkenheid en voortgangsinformatie essentieel is bij dit soort trajecten. Daarna hebben we onderwerpen in beeld gebracht die de uiteindelijke Organisatievorm raken, en die om nader onderzoek vragen. Daarna hebben we aandachts-, bespreek- en breekpunten benoemd vanujt de drie verenigingen. Dit omdat we een goed beeld willen hebben, en dat alle onderwerpen op tafel liggen en besproken worden. Ook hebben we in deze fase een notaris uitgenodigd om de clubs mee te nemen bij juridische aandachstpunten en mogelijke consequenties. Er is een notitie opgesteld en ter bespreking voorgelegd aan de drie afzonderlijke verenigingsbesturen. Daarin wordt nader ingegaan op mogelijke hoofdvormen met alle in’s en out’s, juridische en financiële consequnties, worden alle aandachts-, bespreek- en breekpunten in beeld gebracht. Tevens is een sjabloon aangereikt om de eerder geinventariseerde onderwerpen uit te werken. Tevens wordt er voordat de definitieve keuze voor de hoofdvorm wordt gemaakt een financiële haalbaarheidstoets uitgevoerd. De drie clubs ruimen ook (statutair gezien) een overleg/vergadering in met hun eigen leden om voorgestelde keuzes, bedenkingen, risico’s en samenwerkingsafspraken etc te ebspreken.
De drie clubs zijn gevraagd om schriftelijk hun reacties/reacties van de leden, opmerkingen en keuzes te richten aan de Werkgroep RCS. Deze werkgroep bespreekt en verwerkt de reacties en stelt de definitieve notitie op die tijdens een gezamenlijke bestuursvergadering wordt besproken en waarbij een besluit wordt genomen over de door de Werkgroep RCS (namens de drie clubs) geformuleerde adviezen voorstel voor besluitvorming.
Als sluitstuk van dit traject stellen de drie gebruikers brief aan gemeente Oss waarin besluit wordt medegedeeld en te beschreven welke voorwaarden zij stellen aan het genomen besluit, en welke aandachtspunten nader overleg behoeven met de gemeente. De brief wordt ondertekend door de gezamenlijke verenigingsbesturen en de Werkgroep RaboClusSupport Herpen.
Na besluitvorming over de definitieve keuze voor de Hoofdvorm volgt juridische uitwerking en worden onderwerpen nader uitgewerkt door werkgroepen, waarbij momenten van overleg en besluitvorming worden ingepland.
Dit Traject is gestart 23aug21 en loopt tot 1jan22. Er is een 6-tal bijeenkomsten belegd met de Werkgroep RaboClubSupport Herpen. De keuze voor de Hoofdvorm wordt eind dec21/begin jan21 gemaakt. Daarna volgt de volgende fase: de nadere uitwerking van de gemaakte keuzes.